INTEGRITETSPOLICY

Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen gjelder for Brubakken AS (org.no. 930 730 556) og Brubakken Rental AS (org.no 925 231 460). Erklæringen sier noe om hvordan Brubakken som behandlingsansvarlig innhenter, oppbevarer, behandler og sletter personopplysninger i henhold til kravene i personvernforordningen. Daglig leder er på vegne av Brubakken behandlingsansvarlig for selskapets personopplysninger. 

Personopplysninger.

Brubakken har nødvendige personopplysninger om ansatte, kunder og leverandører med behandlings-grunnlag jfr. personvernforordningen Art 6. Dette for å ivareta avtaler og krav fra offentlige myndigheter. Eksempler på personopplysninger er: Navn, adresse, fødsel- og person nr. konto nr., telefon nr. CV, attester, vitnemål, sertifikater og kontaktpersoner. Personopplysningene blir bare brukt til det formålet de er hentet inn til.
 

Innhenting av personopplysninger.

Brubakken henter inn personopplysninger gjennom avtaler og rettslig behandlingsgrunnlag, eller ved samtykke med ansatte, kunder og leverandører. Den informasjonen vi samler inn er nødvendig for å ivareta ansettelseskontrakt, kundeforhold eller leverandøravtale. Brubakken henter ikke inn informasjon fra tredjepart uten at formålet er å oppfylle en rettslig forpliktelse.

Lagring av personopplysninger.

Personopplysninger knyttet til ansattkontrakt, kundeavtale og leverandøravtale lagres i Brubakkens personalsystem, kundesystem og leverandørsystem. Disse systemene er utstyrt med sikkerhetstiltak og tilgangskontroll, passordbeskyttelse, brannmur, back-up og kryptering. Personopplysninger om ansatte lagres i tillegg i et mappearkiv som er plassert i låst skap.  Kun lønnsansvarlig og HR/HMS leder har adgang til personalmappearkivet i kraft av sine roller med tjenstlig behov for behandling av personopplysningene. For systemleverandører som drifter virksomhetens systemer har Brubakken egne databehandleravtaler.

Grunnlaget for behandling av personopplysninger.

Grunnlaget for å behandle personinformasjon er personvernforordningen Art. 6 .Brubakken behandler kun nødvendige personopplysninger som bedriften har behandlingsgrunnlag for, eller ett samtykke fra de opplysningene gjelder. Personopplysningene som Brubakken behandler er nødvendige for å kunne gjennomføre forpliktelser overfor ansatte, kunder og leverandører. Formålet med behandlingen av personopplysningene er:

- For å kunne oppfylle arbeidsavtale.

- For å kunne ivareta kundeavtale.
- For å kunne ivareta leverandøravtale.

Sletting av personopplysninger.

Retting og sletting av personopplysninger er regulert i personvernforordningens Art. 17. Brubakken sletter personopplysninger om ansatte, kunder og leverandører når avtaler opphører og dermed behandlingsgrunnlaget for opplysningene. Ved opphør av arbeidsforhold slettes ansattopplysninger som bedriften ikke er lovpålagt å arkivere som følge av regnskapsloven og likningsloven. Opplysninger som Brubakken er forpliktet til å bevare vil lagres etter gjeldende lovs krav.

Når en ansatt slutter, blir personalmappen gjennomgått og unødvendig informasjon makuleres. Brubakken kan fortsatt lagre opplysninger for eksempel om hvem som har jobbet i virksomheten, hvor lenge og hva de gjorde. Personopplysninger om kunder og leverandører slettes når kunde og/eller leverandørforholdet opphører.

Utlevering av personinformasjon til tredjepart.

Brubakken vil ikke dele, selge, overføre eller på annen måte utlevere personopplysninger til andre, med mindre vi er rettslig forpliktet til det til offentlige myndigheter. Personopplysningene deles ellers ikke med utenforstående tredjeparter.

Rettigheter og rett til innsyn.

Ansatte, kunder eller leverandører har rett til innsyn i personopplysningene som Brubakken behandler om dem og hvordan de behandles. Ansatte, kunde og leverandører kan også kreve retting, sletting og begrensninger i behandlingen av personopplysninger i henhold til personvernlovgivningen. Er behandlingen av personopplysninger basert på samtykke, kan den som samtykker til enhver tid trekke samtykket tilbake. Dersom noen mener at Brubakken ikke har overholdt deres rettigheter i henhold til personvernforordningen, har de klagerett. Klageinstans er Datatilsynet.

Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sendes skriftlig til følgende adresser: post@brubakken.no

Brubakken AS, Postboks 1085, 3901 Porsgrunn.

Personvernerklæring Brubakken Versjon: 02 Dato: 31.04.2023